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北京大学医学部发文处理办法
发布日期:2016-07-16浏览次数:字号:[ ]

 

  第一章  总则

  第一条   为使医学部的发文处理工作规范化、制度化、科学化,提高发文处理工作

  的质量和效率,根据《国家行政机关公文处理办法》和医学部的实际情况,制定本办法。

  第二条   北京大学医学部发文处理办法是指以医学部、医学部党委名义制发公文的

  过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序(流程图见附录一)。

  第二章  草拟

  第三条  草拟公文是指按照公文办理意图起草公文初稿的过程。

  第四条  草拟公文的一般程序是:

  (一)主办部门领导向拟稿人交代清楚行文意图、行文依据、主要事由和有关要求。

  (二)拟稿人根据部门领导的要求拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关

  资料。

  (三)拟稿人填写北京大学医学部发文稿纸,写明主抄送单位、拟稿人单位姓名、

  公文标题和附件,再由主办部门领导核稿、签字并确定是否主动公开发布。

  第五条  草拟公文的基本要求是:

  (一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文部门意图。如提

  出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

  (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,用词规范,

  文字精练,标点准确,篇幅力求简短。

  (三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引

  用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

  (四)公文中的结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1

  .”,第四层为“(1)”。

  (五)使用国家法定计量单位。

  (六)文内使用非规范化的简称,应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外

  文名称或缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

  (七)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、

  具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

  第六条   主办部门起草的公文,涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应主动

  与其他有关职能部门协商、会签。会签单位应积极配合,及时会签。

  会签时,应主要对涉及本单位业务的内容进行审核。主办部门应对会签部门的意见

  认真研究。一般情况下,对会签的公文,会签部门如无不同意见,由部门负责人签署姓名

  和日期;如有不同意见,应当提出书面会签意见,经会签部门负责人签字后送主办部门。

  对有分歧意见无法协商解决的,可由主办部门将分歧意见列出,连同文稿一并送医学部两

  办协调。

  第三章  审核

  第七条  医学部所有以“医学部”、“医学部党委”名义的发文,在送部领导签发前,

  须经医学部两办文秘室审核。

  审核的重点是:

  (一)行文理由是否充分,行文依据是否准确;

  (二)内容是否符合国家法律法规和党的理论路线方针政策;是否完整准确体现发

  文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行;

  (三)涉及其他单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

  (四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文

  等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

  (五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

  第八条  核稿人员可以对文稿进行修改或提出修改意见后退主办单位修改。

  第四章  签发

  第九条   根据主办部门及文件内容,由主管领导签发。业务性的专项问题,由主管

  该项工作的副主任或副书记审核签发。涉及综合性工作或重大问题,须经医学部部务办公

  会讨论决定,由医学部主任或书记签发。

  (一)凡需要以医学部法人身份签署的文件,须先经主管副主任签阅后,由两办主

  任交由医学部主任签发。

  (二)以医学部名义正式上报北京大学、卫生部、教育部等上级部门的请示、报告,

  由分管副主任审核后,签发上报(凡内容涉及到两个部门以上的均要事前会签);以医学

  部党委名义上报的公文,由分管的副书记审核后,由党委书记签发。上报公文中凡涉及重

  大问题的,须经医学部部务办公会讨论。

  (三)以医学部或医学部党委名义下发的文件,由主管副主任或副书记审核签发,

  其中凡涉及到全医学部工作的,必须经医学部部务会议讨论后,由主管副主任和书记签发。

  (四)医学部内各单位报请医学部审批的公文,统一经医学部两办按公文运转程序

  审核后呈送主管部领导审批;个别紧急或重大事项的请示、报告按急文办理。其中,凡涉

  及重大事务的,须报医学部主任审批。

  第十条  以两办名义制发的公文,由两办主任签发,或者授权副主任签发。

  第五章  复核

  第十一条   文秘室应当在公文正式印制和发出前进行复核。复核的重点是:审批、

  签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。不符合要求的公文,不

  予缮印和发出。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应当由两办负责人复审后,征得签

  发人同意。

  第十二条   公文签发后,文秘室复核时,文秘室应当对所发公文的份数、编号及发

  往单位、日期、文号、标题、密级、附件和封发情况等进行登记。

  (一)确定公文是否编号。凡涉及医学部改革、发展和稳定,关系教职工切身利益

  等重大事项的决策,医学部范围内的重要干部任免以及重要项目的安排,经部领导批示后,

  文件都需要编号。发文字号包括机关代字、年份、序号。比如,北医(2009)部教字7号,

  代表医学部教育处2009年以医学部名义下发的第7号公文。(机关代码见附录二)

  (二)确定公文缓急程度。医学部各单位报送医学部审批、签发的公文,一律不得

  自行加盖“急件”、“特急件”标记。文件审签的缓、急程度,由医学部两办文秘办公室

  请示领导后统一掌握,并根据需要加“急件”、“特急件”等。

  第六章  缮印

  第十三条   对完成拟制程序的公文,由主办部门提供拟缮印的公文电子版,由文秘

  室按照规定的标准格式统一缮印。缮印时要注意以下几点:

  (一)缮印文件以负责人签发的原稿为依据,不得改动。

  (二)印制的版面、格式符合规定。医学部发文格式是:公文标题用四号黑体字,

  可一行或多行居中排布,回行时,要注意词意完整,排列对称,间距恰当;正文用四号宋

  体字;行距固定值24磅;首页空3行。

  (三)字迹清晰,页面整洁美观。

  第七章  用印

  第十四条  印制成正式文本的公文,由文秘室统一加盖印章。

  第十五条   以医学部名义印发的公文,加盖“北京大学医学部”印章,以医学部党

  委名义印发的公文,加盖“中共北京大学医学部委员会”印章。以医学部和医学部党委联

  合发文,加盖“北京大学医学部”和“中共北京大学医学部委员会”。

  第十六条   编号公文中有四份加盖公章,其中两份由文秘室存档,两份交由主办部

  门存档。不编号的公文,每份都需要加盖公章,其中两份由文秘室存档。

  第八章  分发

  第十七条   印制成的公文由文秘室按主送、抄送去向分别装订(封)和发出。装封

  时应注意以下几点:

  (一)清点公文份数。

  (二)对发送范围、密级、时限、有无附件、是否用印等逐项检查,准确无误后再装封。

  (三)收件部门的名称、地址、邮编要书写准确、清晰。

  (四)对于急件、密件,要在信封上加盖“急件”、“密件”戳记并进行登记。

  第十八条   根据《中华人民共和国政府信息公开条例》以及公文文种与主动公开政

  府信息的关系说明,经分管部领导和主办部门确认,文秘室根据公文文种和内容,确定公

  文是否主动公开发布。

  周知性、普发性的公文形成后直接列入主动公开范围,主要文种有公告、通告;属

  于在一定范围内发布的公文,需要师生员工知晓或者参与的,列入可主动公开或依申请公

  开范围,主要文种有决定、通知、批复、通报、意见、会议纪要;属于医学部内部工作信

  息的公文列入依申请公开和不予公开的范围,主要文种:报告、函;医学部内部公文如上

  行文或平行文等不予公开,主要文种有:请示、函。

  凡确认主动公开发布的公文,同正式印发的公文具有同等效力,一律在医学部主页

  学校通知栏予以公开。同时,由文秘室负责印制少量文本,供主办部门存档备查。




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