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北京大学医学部机要文件管理与使用办法
发布日期:2016-07-21浏览次数:字号:[ ]

 

 

为进一步规范机要文件管理工作,保证机要文件的高效运转和安全保密,根据上级

关于文件发布、阅读和管理方面的相关规定,结合医学部实际情况,制定本规定。

 

一、总则

 

(一)机要文件主要指中央和市委文件,是中共中央、中共北京市委传达党的路线

方针政策,发布决策、部署工作和通报情况的重要载体。

 

(二)各单位要高度重视中央文件、市委文件的阅读和管理工作,明确机要文件阅

读和管理机制,确定机要文件管理责任人,责任人应认真履行职责,及时研究解决机要文

件阅读管理中存在的问题,确保文件传递安全及时、阅读规范准确、管理严格保密。

(三)医学部主任办公室党委办公室(以下简称两办)负责对医学部机要文件的管

理工作进行业务指导和监督检查。医学部两办文秘室专人负责机要文件管理工作。各单位

应设专职或兼职机要工作人员管理机要文件,机要工作人员应为中共党员;应配备专用保

密文件柜保存机要文件。

 

二、文件接收

 

(一)医学部接收的机要文件主要由北京大学机要室通过机要交换方式传递。主要

包括:

 

1.中央文件:中发、中办发、中办厅字、中办通报。

2.北京市文件:京发、京办发、京办字、京政发、京政办发、京政办函、市政府令、

京办通报、内部情况通报。

 

3.其他秘密级以上文件。

 

(二)收到文件后,首先检查文件袋有无破损,如有破损应视情况轻重,向来文单

位说明,核实后如无问题再拆封。

 

(三)文件应及时拆封,清点文件份数和份号,核对文件有无错投,份号有无中间间断。

 

如发现问题,及时向来文单位查询。

 

(四)文件核对无误后做好收文登记。首先认真阅读文件,了解文件内容,再将文

件按不同属类分别登记在收文本上,对日期、文号、秘级、份数、份号、发文单位、文件

内容、阅文人员逐一进行登记。

 

(五)机要文件经两办主任批示后,由相关领导签阅。

 

三、文件阅读

 

(一)送文应遵循急件优先、分管领导优先、主管部门优先的原则,收到绝密件、

特急件和急件应立即送阅。

 

(二)送阅文件时,文秘室工作人员应先送正职和主管部领导,再依序传阅,并掌

握文件传阅速度和文件去向。

 

(三)领导传阅文件退回后,对于领导的批示要及时落实。

 

(四)机要文件由两办文秘室统一保管。县团级机要文件,两办文秘室将及时通过

电子邮件将文件内容关键词发送给各党委(党总支)、党口职能部门的机要工作人员。

(五)各党委(党总支)、党口职能部门满足阅读条件的党员干部均可向所在单位

的机要员提出申请,由机要员与两办文秘室联系该党员干部阅文事宜。

1)省军级文件,供副省(部)级以上及其他相当职级的党员干部阅读。

2)地师级文件,供副地市(厅)级以上及其他相当职级的党员干部阅读。

3)县团级文件,供副县(处)级以上及其他相当职级的党员干部阅读。

4)离退休干部按离退休前的职级阅读相应文件,一般由党组织关系所在单位组织

传达或到两办文秘室阅读。

 

5)担任领导职务的党外人士阅读文件,除仅限于党内阅读的外,原则上与担任同

级职务的党员干部相同。

 

(六)两办文秘室做好文件准备后与党员干部取得联系,党员干部持本人本校证件

到两办文秘室阅读文件,并配合管理人员做好阅读登记。

 

(七)部领导批示指定阅文对象的文件,由两办文秘室工作人员标注阅毕退回后,

转送给阅文对象所在单位的机要工作人员。机要员收到文件后应尽快报阅文对象,阅后及

时退还两办文秘室。阅文时限一般7-10天,超期要及时催还。传阅机要文件必须严格履

行签字手续,严禁横传。

 

四、文件复印

 

机要文件未经制文部门同意一律不得翻印、复印。

 

绝密级文件不得复制或汇编。机密级以下文件确需复制或汇编的,应从严控制并报

 

上级部门审批。

 

复制或汇编的文件视同原文件管理。文件汇编本的密级按编入文件的最高密级标注,

发布范围按编入文件的最高发布层次确定。

 

五、文件清销

 

(一)每年五月份之前,两办文秘室填写北京大学机要室发的上年度机要文件《清

退表》,经医学部两办主任签字并加盖党委办公室公章后,在规定时间内将《清退表》报

北京大学机要室。

 

(二)县团级、地师级文件一般留一份。留存情况登记备查。

(三)余下的县团级、地师级文件,分类整理,清点打捆。经医学部两办主任核签后,

根据北京大学及医学部相关规定,由两办文秘室机要工作人员将文件交由相关部门运送到

市(区、县)国家保密局指定的地点监督销毁,确保文件不丢失、不漏销。销毁文件情况

登记备查。

 




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